направленный поиск полного цикла с применением некоторых составляющих прямого поиска ... 
Executive Search - поиск кандидатов из числа успешно работающих в настоящие время ... 
выход на конкретных специалистов, интересующих клиентов... 
 Заказчикам :partner@cart-blanche.ru Соискателям:resume@cart-blanche.ru ... 

Офис-менеджер

ОФИС-МЕНЕДЖЕР— управленец, руководящий всем хозяйством офиса; решает вопросы материально-технического обеспечения сотрудников, в его подчинении те, кто обеспечивает бесперебойную работу офиса; в общем случае — заведующий хозяйством с расширенными полномочиями.
Современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса. В его ведении все процессы, связанные с функционированием организации. В зависимости от величины компании и принятых там моделей управления и делопроизводства, обязанности офис-менеджера могут быть разными. В большинстве случаев именно офис-менеджер регистрирует корреспонденцию, распределяет документацию по отделам, ведет учет звонков и обращений, следит за снабжением работников офиса всем необходимым, встречает посетителей, организовывает совещания и брифинги.

История профессии
Потребность на рынке труда в офис-менеджерах возникла недавно. Развитие каждой бизнес-структуры на определённом этапе требует в штате человека, который будет решать за коллектив некоторые задачи. Тем самым он облегчит им жизнь и освободит время для решения более глобальных задач, чем, например, отвечать на все приходящие письма.…

Образование
чаще требуется высшее, но в небольших компаниях это может быть средне-специальное в связи с тем, что мало где готовят именно офис-менеджеров, большинство компаний отдает предпочтение специалистам с гуманитарным образованием - филологическим, журналистским, в области PR, иногда – экономическим приветствуется, дополнительно к высшему образованию, - окончание специализированных курсов приветствуется окончание дополнительных курсов по знанию ПК (Word, Exсel), знание 1С ,знание иностранного языка - в западных компаниях это обязательное требование.
Функциональные обязанности
• Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия;
• Выбирает на основе рекомендаций технической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факсе -мильных аппаратов; телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию;
• Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс;
• Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса;
• Организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.);
• Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций;
• Обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания);
• Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.;
• Проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов;
• Анализирует предложения, структуру цен, системы скидок;
• обеспечивает размещение заказа у поставщиков;
• Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности;
• Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат;
• Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса;
• Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса;
• Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса;
• Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.
• Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
• прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
• материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
• Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч);
• Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль над исполнением принятых решений;
• Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов);
• Осуществляет контроль над трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
• Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому;
• Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения;
• Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций;
• Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.
• Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.
• Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности;
• Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.
  Офис-менеджер должен знать:
• назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования;
• структуры и оборудования офиса;
• правил пользования оргтехникой;
• основ менеджмента;
• сферы деятельности и видов ответственности работников офиса;
• принципов организации снабжения офиса;
• методов стратегического планирования;
• целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий;
• основ психологии; делового этикета;
• основ делопроизводства и стандартов делопроизводства;
• основ этики и эстетики;
• основ трудового законодательства;
• правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• основ бухучета и отчетности.
   Личные качества: 
• организаторские способности;
• самостоятельность в принятии решений;
• умение распределять обязанности между персоналом;
• коммуникабельность;
• гибкость;
• терпеливость;
• тактичность;
• пунктуальность;
• добросовестность;
• презентабельная внешность.

Оплата труда
Самые специалисты опытные, многофункциональные офис-менеджеры в крупных и западных компаниях - до 70 тысяч рублей;
офис-менеджеры в российских компаниях - от 25 до 45 тысяч рублей;
с опытом работы от 2 лет - 35 тысяч рублей; офис-менеджер и секретарь в одном лице - 26 тысяч рублей и выше; студенты, исполняющие обязанности офис-менеджера в маленьких компаниях или работающие на полставки - 10 тысяч рублей.
  Значимость для организации 
Офис-менеджер, как и секретарь — это лицо компании. Именно от поведения этого сотрудника зависит, что подумаю посетители о компании в целом. Как он принял звонок, доброжелателен ли он был при приёме посетителей, что ответил в деловом письме — на эти факторы обращают внимание потенциальные клиенты.
Для каждой компании считается удачей найти хорошего, квалифицированного офис-менеджера, , т.к. от его действий, организации его работы и подхода зависит практически вся работа компании

Вернутся на главную